Eisenhower Matrisi, Aynı Anda Birden Fazla İş Yapabilmek

Eisenhower Kutusu!

Bunu size bir örneğini yaparak anlatmak istiyorum. Örneğin ajandam yapacaklarımla dolmuş durumda olsun ve benim bir günü planlamam gerekiyor diyelim. Öncelikle şunu unutmayın pazartesiyi planlayacaksanız, pazartesinin planı pazardan başlar. Pazartesi geldiğinde uymanız gereken planın hazır olması gerekir. Bir gün sonranın, bir hatfa sonranın, bir ay sonranın planını yapacak olmayı da planlarınızın arasına dahil edin o yüzden.

 

Yapılacaklar listemde epey maddem var. Şimdi bunları yazdığım sıraya göre yapmak çok doğru bir davranış olmaz. Çünkü benim için en önemli ve en acil olan eylem belki de en sondakidir. Ben daha az önemli olanları yaparak zamanımı harcayıp, en önemliyi yapmaya zamanı yettiremeyebilirim.

O yüzden hangisini önce yapmalıyım, hangisini planlamalıyım, hangisini yapmamalıyım bunları ayırmam gerekiyor.

Bunun için de dediğim gibi eisenhower kutusu tekniğini kullanacağız.

Bu tekniği kullanırken ister kağıt kalem kullanarak yapın, isterseniz yine dijitali kullanın… Tekniğin daha anlaşılır olması için ben kağıt kalemle çizerek göstereceğim fakat böyle çizmeden, dijitalde yapmak istiyorsanız kendinize 4 tane etiket belirlemeniz gerekir. Sırasıyla Önemli ve Acil, Önemli ve Acil Değil, Önemsiz ve Acil, Önemsiz ve Acil Değil şeklinde dört etiket belirledikten sonra yapılacak işlerinize göre bu etiketleri vereceksiniz. Kısaca dijitaline anlattıktan sonra kağıda kaleme geçebiliriz.

Bu tekniği uygulamak için öncelikle büyük bir kutu çiziyorsunuz. Sonra bu kutuyu 4 eşit parçaya bölüyorum. Elimde 4 kutu oldu.

Kutuları aşağıdan yukarıya incelediğim zaman yukardaki kutular önemli işlerinizi temsil ediyor. Aşağıdaki kutular ise önemli olmayan eşlerinizi.

Kutuları sağdan sola incelersek bu kez de sol taraftaki kutular acil işlerimizi, sağ tarafta kalan işler acil olmayan işlerimizi gösteriyor.

Gördüğünüz gibi elimizde önemli ve acil, önemli ve acil değil, önemsiz ve acil, önemsiz ve acil değil şeklinde dört kutumuz oluştu. Hatta sırasıyla kutularımıza 1, 2, 3, 4 diye numaralar verelim. Dilerseniz bu basit çizimi temize geçirelim ve öyle devam edelim.

Evet şimdi çizimimizi temize geçirdik. Artık yapılacak listemizi kutularımıza yerleştirmeye başlayabiliriz.

Şimdi sırayla bakalım. Yapılacaklar listemde “web sitemi yenilemek” diye bir aksiyonum var. Bu benim için önemli bir iş mi? Evet. Yani bu iş yukarıdaki kutulardan birine yerleşecek. Peki bu iş benim için acil mi? Hayır aslında çok acil değil. O zaman bu iş benim için önemli fakat acil değil. Hemen kutuya yerleştirdim.

Bir sonraki notum “arkadışımı aramak” ve yine kendime sorular soruyorum. Bu iş önemli mi? Evet. Peki acil mi? Evet. O halde bu iş benim için önemli ve acil… Hemen ilgili kutuya bunu da yazdım.

Bu soruları yönelterek işlerimi kutulara ayırdım.

Birinici kutumuz önemli ve acil kutusundaki işler hemen yapmanız gereken işlerdir.

İkinci kutu önemli ve acil olmayan işler ise en kısa sürede yapabilmeniz için planlamanız gereken işlerdir.

Üçüncü kutu Önemsiz ama acil olan işler mümkün olduğunca devretmeniz gereken işlerdir.

Dördüncü kutu ise yapmamanız gereken işlerdir.

Çok basit bir teknik fakat işe yarayan bir teknik. Dediğim gibi mantığı oturttuktan sonra bu şekilde çizim yapmanıza da gerek yok. Hatta bir süre sonra yapılacaklar listenizi oluştururken direkt olarak yanına 1, 2, 3, 4 şeklinde ait olduğu kutu numaralarını yazabilirsiniz. Böylece kutu çizmeye falan gerek kalmadan o işleri zihninizde ait olduğu kutulara yerleştirmiş olursunuz.

Öncelikleri belirlemek konusunda benim işime yarayan güzel bir tekniktir bu.

Tek Bir İşe Odaklan!

Birden fazla iş yapabilmenin pozitif bir değer olduğu konuşuluyor hep ama bu her zaman, her işte geçerli olmayabilir.

Eğer sizin için önemli ve acil olan, odaklanmanız gereken bir iş yapacaksanız başka birşeyle ilgilenmeyip, sadece ona odaklanmak size zaman kazandıracaktır. Aksi takdirde her başka şeyle ilgilendiğinizde konsantrasyonunuzu kaybedecek ve her seferinde yeniden odaklanmakla zaman kaybedeceksiniz, belki hatalar yapıp bu hataları düzeltmek için zaman kaybedeceksiniz… O yüzden eğer yapılacak iş odaklanmayı gerektiren bir işe ise multi tasking pozitif bir şey olmayacaktır.

Eğer birden fazla işi aynı anda yaparak zaman kazanmak istiyorsanız tam konsantrasyon gerektirmeyen işleri tercih etmelisiniz. Mesela benim yaptığım birkaç örnek şu şekilde.

YouTube’da video izlemek, çok odak gerektirmeyen eğitim videoları izlemek, belgesel izlemek için spor yaptığım anları tercih etmeye çalışıyorum. Koşu bandında bir yandan yürüyüp koşarken bir yandan izlemeleri yapıyorum.

Bu eğitim videoları görsel değilse sadece dinlemem yetiyorsa dışarıdayken müzik dinlemek yerine o eğitimleri dinliyorum. Podcastlari dinliyorum.

Toplu taşımada kitap okumayı da belki buna dahil edebiliriz.

Ama örneğin bir metin yazmam gerekiyorsa sadece o metni yazmaya odaklanmam gerekiyor. Evet ben o metni yazarken başka bir şeylerle de ilgilenebilirim ama daha fazla zaman harcarım ve ortaya çıkan metin yeterli de olmayabilirim. Tam konsantrasyon sağlayamayacağım için.

Birden fazla iş yapabilme becerisine sahip olmaktan çok onu doğru yerlerde kullanabilmek bize bir şeyler kazandıracaktır.

Zaman Üretmek

Aslında zaman yönetiminin özü zamanı yapacağınız işlere yettirebilmek için zaman üretmektir. Bir gün 24 saat yetmiyorsa onu 25 saate çıkartırsınız. Teknik olarak bu mümkün değil ama o 24 saatin içinde kayıp olan, farkında olmadan geçen zamanları yakalayarak onları artı saat olarak kullanmak işin temelinde yatıyor.

Şöyle düşünün bir arkadaşınızı aramanız gerekiyordu ve bu arama için ekstra zaman harcamak yerine iş yerinde bir raporun oluşmasını beklediğiniz anı değerlendirerek aramayı yaptığınız. Sonradan harcamanız gereken 5 dakika cebinizde kaldı.

Eve geldiğinizde izlemeniz gereken yarım saatlik bir eğitim vardı. Bu işten eve dönerken yolda dinleyerek gerçekleştirdiniz. Sonradan harcamanız gereken 30 dakikanız cebinizde kaldı.

Kargoya gitmeniz gerekiyordu fakat zaten o tarafa giden bir arkadaşınızdan rica ederek ona pasladınız bu işi, gidiş geliş bir 45 dakika da oradan cebinizde kaldı diyelim…

Bakın gün hala 24 saat 25 saat olmadı fakat sizin her zamanki rutin 24 saatinizin dışından 80 dakikanız yani 1 saat 20 dakikanız oldu.

Zamanı üretmek dediğim şey bu işte. Planlamalar yaparak, öncelik belirleyerek, gerektiğinide işleri delege ederek boşa giden, kayıp zamanlarınızı önlersiniz ve önlediğiniz her kayıp zaman artı zaman olarak elinizde kalır.

Zamanı yönetmek kayıp zamanları önleme girişimidir bence.

Ben Hangi Uygulamaları Kullanıyorum

Bir süre tüm planlarımı yapmak, notlarımı almak için, bir ajanda gibi Wunderlist’i kullandım. Açıkçası her işimi de halledebildim ve tavsiye ederim. Çok güçlü bir uyguluma.

Şimdilerde google takvimi daha aktif kullanmaya başladım ve wunderlist ya da google keep uygulamalarıyla entegre olarak da çalıştığı için çok daha efektif olarak kullanılabiliyor.

Bulut tabanlı çalışmaları ve tüm cihazlarla anlık senkronize olmaları da en güzel özellikleri…

Kullanabileceğiniz daha birçok uygulama var tabi ki… Ama şunu unutmayın. Tüm bu uygulamalar üç aşağı beş yukarı aynı faydayı sağlıyor. Aralarında uçurum gibi büyük farklılıklar yok. Önemli olan zihin zihninizde bazı şeyleri oturtmuş olmanız.

Hiçbir uygulama kullanmadan sadece kağıt kalem kullanıp, yazarak da yapabilirsiniz. Yeter ki siz daha planlı olmaya karar verin.

Tekrar ediyorum: bir yapılacaklar listesi yapmak değil, yapılacaklar listenizdekileri yapmak size zamanı kazandırır.

 

Leave a Comment